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第１章用表格知道主管該做什麼

◆為什麼部門需要主管？

向部屬傳達經營者的理念

由於工作環境的各種限制，企業經營者經常無法將自己的理念確實傳達給第一線的員工。而且，老闆在談論有關企業願景和方針時，總是使用抽象的概念，例如「想要能建立一個能夠滿足客戶要求的體制」，因此員工不容易理解具體該怎麼做，便難以付諸實行。

許多大老闆經常感嘆：「我總是談論方針、目標，但就是有人不能理解！」這代表在現實上，經營者的理念很難完整、明確地傳達給每一位員工。

因此，為了傳達老闆的理念，部門主管必須扮演橋樑的角色，要理解老闆的談話內容，思考在部門內讓理念付諸實行的作法，然後指導部屬如何執行。

如果員工不能理解老闆的想法，並付諸行動，公司就無法凝聚共識，朝向老闆的目標前進，最後將變成一盤散沙。因此，向員工正確傳達是非常重要的工作。

這種將經營者的理念正確傳達給員工的功能，稱之為「由上而下的橋樑」。擔負這個重責大任的靈魂人物，就是部門主管。

向經營者反應現場問題

另外，在職場裡，必定有各式各樣的問題與需要改善的地方。經營者要把握所有的細節，是非常困難的。

舉例來說，「沒有建立設備維修制度，導致機器經常發生故障，生產效能降低」、「提供給客戶的服務品質太差，引起客訴」等負面消息，事實上不容易傳到企業高層的耳裡。

但是，如果老闆無法掌握這樣的資訊，無從了解問題所在，也不知道如何徹底解決，公司將在經營上遭逢極大的損失。

因此，將職場上的問題點與需要改善之處向上報告，讓經營者知道管理上需要解決哪些課題，是十分重要的。這種讓老闆掌握工作前線狀態的功能，稱之為「由下而上的橋樑」，部門主管就是擔任這個重任的人。

當職場發生嚴重問題，經營者斥責「怎麼當初都沒說！」時，就代表向上報告的橋樑角色沒有發揮功能。

此外，由於部門主管與老闆對於問題的重要性可能有不同的認知，因此向上通報之前，最好要先判斷老闆關注的重點和需求，才能夠讓溝通達成事半功倍的效果。

簡單地說，部門主管所進行的溝通傳達，必須同時發揮出「由上而下的橋樑」與「由下而上的橋樑」這兩種功能。我敢說，能將橋樑角色發揮到極致的部門主管，是決定企業經營成敗的關鍵因素。